Polska firma obróbcza zmniejszyła dział handlowy o 60% dzięki automatyzacji ofertowania
W obliczu rosnącej konkurencji i presji czasowej, firma z południowej Polski specjalizująca się w obróbce skrawaniem postanowiła zautomatyzować kluczowy obszar działalności: przygotowywanie ofert dla klientów. Efektem wdrożenia był nie tylko szybszy czas reakcji, ale także radykalne zmniejszenie potrzeby angażowania pracowników w procesy handlowe.
"Zamiast pięciu handlowców tworzących oferty, dziś mamy jedno stanowisko nadzorujące system, który działa nieprzerwanie – i szybciej niż człowiek."
Problem: przeciążony dział handlowy
Przed wdrożeniem systemu, każdy klient oczekujący wyceny musiał czekać średnio 2–3 dni robocze. Handlowcy analizowali dokumentację, konsultowali się z technologiem i ręcznie kalkulowali ceny. Gdy zapytań było kilkadziesiąt dziennie – czas reakcji i jakość spadały.
Rozwiązanie: automatyczny system ofertowania
Firma zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie CPQ (Configure, Price, Quote) z modułem AI, który automatycznie:
- analizuje zapytanie klienta,
- identyfikuje wymagane operacje technologiczne,
- generuje wstępną kalkulację cenową,
- proponuje optymalny termin realizacji,
- generuje gotową ofertę PDF z brandingiem firmy.
Efekty po 6 miesiącach
- Redukcja etatów handlowych o 60%.
- Średni czas przygotowania oferty skrócony z 2 dni do 15 minut.
- Konwersja zapytań ofertowych wzrosła o 28%.
- Lepsze dopasowanie cen do marży i dostępności parku maszynowego.
Nowe role w firmie
Zamiast klasycznych handlowców, firma zatrudniła:
- specjalistę ds. reguł wycen i bazy danych,
- koordynatora procesów sprzedaży z doświadczeniem analitycznym,
- osobę odpowiedzialną za personalizację komunikacji z klientami po wysłaniu oferty.
Dzięki temu system stał się narzędziem wspierającym zespół, a nie jego substytutem.
Wnioski
Automatyzacja ofertowania w firmie produkcyjnej nie tylko przyspiesza sprzedaż, ale pozwala także lepiej zarządzać rentownością i zwiększyć skalę bez zwiększania liczby pracowników. Klucz tkwi w integracji wiedzy technologicznej z regułami handlowymi — a to właśnie umożliwiają nowoczesne systemy CPQ wspierane AI.