Ukryte koszty dużych ERP: licencje, konsultanci i brak adaptacji
Wielkie systemy ERP, takie jak Microsoft Dynamics czy SAP, reklamowane są jako platformy gwarantujące stabilność, skalowalność i bezpieczeństwo. Jednak wiele firm, szczególnie z sektora produkcji na zamówienie, boleśnie przekonuje się, że koszt zakupu to dopiero początek rzeczywistych wydatków. Prawdziwe obciążenie zaczyna się dopiero wtedy, gdy organizacja próbuje „dostosować system do siebie”.
„Największym kosztem nie jest wdrożenie ERP, lecz każda próba jego zmiany.”
1. Licencje: płacisz, zanim zaczniesz działać
Modele licencyjne dużych ERP często wymagają opłat za:
- każdego użytkownika, niezależnie od faktycznego użycia,
- dodatkowe moduły niezbędne do podstawowego działania,
- dostęp do API i integracji z zewnętrznymi narzędziami,
- każdą wersję językową lub oddział zagraniczny.
W rezultacie całkowity koszt systemu może przewyższyć jego realną wartość operacyjną.
2. Konsultanci: bez nich nie ruszysz
Duże ERP to systemy skomplikowane. Konieczność zatrudniania certyfikowanych konsultantów do:
- wdrożeń, aktualizacji i konfiguracji,
- zmian procesów i integracji,
- szkoleń dla zespołu,
- naprawy po nieudanych implementacjach,
generuje miesięczne koszty, które są trudne do zaplanowania i niemal niemożliwe do ograniczenia bez utraty funkcjonalności.
3. Brak adaptacji: system nie zmienia się z Tobą
W dynamicznych firmach zmienia się wszystko: oferta, procesy, struktura zespołu, rynek. Niestety, duże ERP nie są projektowane z myślą o szybkim dostosowywaniu się. Zmiana jednego formularza, raportu czy logiki może wymagać miesięcy analiz i testów. Przez to:
- zespoły obchodzą system, zamiast z niego korzystać,
- decyzje zapadają „na zewnątrz”, w Excelu lub mailach,
- rośnie frustracja i spada efektywność operacyjna.
Alternatywa: systemy elastyczne, specjalistyczne i gotowe do działania
Coraz więcej firm wybiera podejście best-of-breed: lekkie, inteligentne systemy wyspecjalizowane w konkretnych obszarach – jak wycena, planowanie, komunikacja z klientem czy analiza danych. Dzięki temu:
- koszty wdrożenia i utrzymania są przewidywalne,
- zmiany można wdrażać w ciągu dni, nie miesięcy,
- system rośnie razem z firmą, a nie ją ogranicza.
Podsumowanie
System ERP może być fundamentem organizacji – ale tylko wtedy, gdy nie staje się jej kotwicą. Duże platformy wiążą się z kosztami nie tylko finansowymi, ale i strategicznymi. Zamiast inwestować w ciężką machinę wymagającą armii konsultantów, coraz więcej firm stawia na zwinność, specjalizację i łatwą adaptację. Bo w biznesie przemysłowym liczy się czas – i koszt jego utraty.